Таблицей называется прямоугольный диапазон данных, обычно имеющий строку текстовых заголовков, которые описывают содержимое столбцов. Программа Excel постоянно обеспечивала поддержку таблиц, однако в новой своей ипостаси (начиная с Excel 2007) эта функция позволяет представлять диапазон в виде полноценной таблицы, облегчающей выполнение многих задач. И, что более важно, новая функция таблиц может помочь избежать наиболее распространенных ошибок.
В этом разделе описаны таблицы Excel, а также то, что часто называется базами данных рабочих листов, т.е. диапазоны листа, не преобразованные в полноценные таблицы.
Похоже, компания Microsoft следует традиции в присвоении имен создаваемым средствам и технологиям. В версии Excel 2003 были введены списки, обеспечивающие работу баз данных рабочего листа. В версии Excel 2007 списки эволюционировали в таблицы. Дополнительную путаницу вносят и так называемые таблицы данных, которые вообще не имеют ничего общего с полноценными таблицами Excel.
• База данных листа. Это определенным образом организованная совокупность информации. Она состоит из необязательной строки заголовков (описательного текста) и находящихся под ней строк, содержащих числовые или текстовые значения. Под базой данных листа понимается прямоугольный диапазон, в котором каждая строка содержит информацию о конкретном элементе данных (аналогично таблицам реляционных баз данных). В общем случае термин база данных используется в довольно широком смысле, означая многие понятия, такие как реляционные базы данных (SQL Server, Oracle и т.д.), файлы CSV, инициализационные файлы и т.д. База данных рабочего листа Excel больше похожа на обычную таблицу в стандартной базе данных. В отличие от реляционных баз данных, Excel не позволяет устанавливать отношения между таблицами.
• Таблица листа. Это база данных рабочего листа, преобразованная в специальный диапазон с помощью команды Вставка→Таблицы→Таблица. Преобразование базы данных рабочего листа в таблицу предоставляет пользователю существенные преимущества, однако в то же время имеет некоторые недостатки.
Пример базы данных листа
На рисунке показана небольшая база данных рабочего листа, содержащая информацию о сотрудниках. Она состоит из строки заголовков, двадцати строк и пяти столбцов данных. Обратите внимание, что данные имеют несколько разных типов: текст, числовые и логические значения, а также даты. Столбец С содержит формулу, вычисляющую месячную зарплату на основе значения из столбца В.
В терминологии баз данных столбец такой таблицы называется полем, а строка – записью. Используя эту терминологию, можно сказать, что диапазон, показанный на рисунке выше, имеет пять полей (Имя, Годовая зарплата, Месячная зарплата, Филиал, Дата приема на работу) и двадцать записей. Учитывайте, что поля часто называют просто столбцами, а отдельные ячейки – полями.
Размер базы данных, которую можно создать в Excel, ограничен только областью рабочего листа. Теоретически база данных рабочего листа может иметь более 16 тысяч столбцов и состоять из более миллиона записей. Такая база данных способна заставить даже самый современный компьютер работать со скоростью черепахи.
Пример таблицы
На рисунке показана база данных рабочего листа (рисунок выше), преобразованная в таблицу с помощью команды Вставка→Таблицы→Таблица.
Так в чем же отличие таблицы от базы данных рабочего листа?
• Активизация любой ячейки таблицы открывает доступ к контекстной вкладке Работа с таблицами.
• Ячейки таблицы позволяют форматировать цвета фона и текста, автоматически применяемые программой Excel. Это форматирование не обязательно.
• Каждый заголовок столбца таблицы имеет кнопку, при щелчке на которой открывается список параметров сортировки и фильтрации.
• Если прокрутить рабочий лист вниз так, чтобы строка заголовков таблицы исчезла из поля зрения, заголовки заменят собой стандартные буквы имен столбцов электронной таблицы.
• В таблицах поддерживаются вычисляемые столбцы. Формула, введенная в одну ячейку таблицы, автоматически распространяется на все ячейки столбца.
• В нижнюю часть таблицы легко добавить строку итогов.
• В таблицах поддерживаются структурированные ссылки. Вместо использования ссылок на ячейки в формулах могут использоваться имена таблиц и столбцов.
• В нижнем правом углу крайней правой нижней ячейки таблицы содержится элемент управления, перетаскивание которого позволяет увеличить размеры таблицы как по вертикали (с добавлением строк), так и по горизонтали (с добавлением столбцов).
• Excel способна автоматически удалять дублирующиеся строки таблицы.
• В таблице упрощен процесс выделения столбцов и строк.
Назначение баз данных и таблиц листа
Базы данных и таблицы рабочего листа используются для множества целей. Одним пользователям базы данных рабочего листа помогают отслеживать информацию (например, о клиентах), другим позволяют накапливать данные, которые затем консолидируются в сводные отчеты. Среди наиболее распространенных операций с базами данных можно отметить следующие:
• ввод данных;
• фильтрация списка с целью отображения отдельных строк, отвечающих определенным условиям;
• сортировка списка;
• вставка формул для вычисления промежуточных итогов;
• создание формул для вычисления результатов, которые получены на основе списка, отфильтрованного по определенным условиям;
• создание итоговой таблицы данных (часто для этого используются сводные таблицы).
Все эти операции позволяют эффективно организовать информацию в базе данных или таблице.
Проектирование баз данных рабочего листа и таблиц
Несмотря на то, что Excel весьма удобна в управлении информацией, хранящейся в базе данных рабочего листа, организация и планирование данных имеет важное значение и позволяет сделать базы данных и таблицы максимально простыми в эксплуатации. Поэтому при создании базы данных рабочего листа или таблицы воспользуйтесь следующими рекомендациями.
• Первая строка (строка заголовка) должна содержать понятные описательные подписи (по одной для каждого столбца). Если в качестве подписей столбцов используются длинные текстовые строки, отформатируйте ячейки с помощью команды Переносить по словам, чтобы избежать нецелесообразного расширения столбцов.
• Каждый столбец должен содержать только один тип информации. Не рекомендуется смешивать в одном столбце текстовые значения и значения в формате даты.
• Формулы, используемые для вычисления данных в других столбцах, должны располагаться в той же строке, что и исходные данные. Если вычисляющие формулы обращаются к ячейкам, расположенным за пределами таблицы, результаты сортировки таблицы могут быть самыми неожиданными.
• База данных не должна содержать пустых строк. Работая с базой данных, Excel автоматически определяет ее границы, поэтому пустая строка рассматривается как конец базы данных. Таблица может содержать пустые строки, потому что Excel отслеживает размеры таблицы.
• Первая строка базы данных должна быть закреплена. Выберите команду Вид→Окно→Закрепить области→Закрепить верхнюю строку, после чего вы сможете свободно перемещаться по списку, не теряя из виду заголовки полей. В таблицах эта операция не обязательная, потому что заголовки столбцов таблицы подставляются вместо литер столбцов рабочего листа.