Таблицы и терминология

Таблицей называется прямоугольный диапазон данных, обычно имеющий строку текстовых заголовков, которые описывают содержимое столбцов. Программа Excel постоянно обеспечивала поддержку таблиц, однако в новой своей ипостаси (начиная с Excel 2007) эта функция позволяет представлять диапазон в виде полноценной таблицы, облегчающей выполнение многих задач. И, что более важно, новая функция таблиц может помочь избежать наиболее распространенных ошибок.

В этом разделе описаны таблицы Excel, а также то, что часто называется базами данных рабочих листов, т.е. диапазоны листа, не преобразованные в полноценные таблицы.

Похоже, компания Microsoft следует традиции в присвоении имен создаваемым средствам и технологиям. В версии Excel 2003 были введены списки, обеспечивающие работу баз данных рабочего листа. В версии Excel 2007 списки эволюционировали в таблицы. Дополнительную путаницу вносят и так называемые таблицы данных, которые вообще не имеют ничего общего с полноценными таблицами Excel.

База данных листа. Это определенным образом организованная совокупность информации. Она состоит из необязательной строки заголовков (описательного текста) и находящихся под ней строк, содержащих числовые или текстовые значения. Под базой данных листа понимается прямоугольный диапазон, в котором каждая строка содержит информацию о конкретном элементе данных (аналогично таблицам реляционных баз данных). В общем случае термин база данных используется в довольно широком смысле, означая многие понятия, такие как реляционные базы данных (SQL Server, Oracle и т.д.), файлы CSV, инициализационные файлы и т.д. База данных рабочего листа Excel больше похожа на обычную таблицу в стандартной базе данных. В отличие от реляционных баз данных, Excel не позволяет устанавливать отношения между таблицами.

Таблица листа. Это база данных рабочего листа, преобразованная в специальный диапазон с помощью команды ВставкаТаблицыТаблица. Преобразование базы данных рабочего листа в таблицу предоставляет пользователю существенные преимущества, однако в то же время имеет некоторые недостатки.

Пример базы данных листа

На рисунке показана небольшая база данных рабочего листа, содержащая информацию о сотрудниках. Она состоит из строки заголовков, двадцати строк и пяти столбцов данных. Обратите внимание, что данные имеют несколько разных типов: текст, числовые и логические значения, а также даты. Столбец С содержит формулу, вычисляющую месячную зарплату на основе значения из столбца В.

В терминологии баз данных столбец такой таблицы называется полем, а строка – записью. Используя эту терминологию, можно сказать, что диапазон, показанный на рисунке выше, имеет пять полей (Имя, Годовая зарплата, Месячная зарплата, Филиал, Дата приема на работу) и двадцать записей. Учитывайте, что поля часто называют просто столбцами, а отдельные ячейки – полями.

Размер базы данных, которую можно создать в Excel, ограничен только областью рабочего листа. Теоретически база данных рабочего листа может иметь более 16 тысяч столбцов и состоять из более миллиона записей. Такая база данных способна заставить даже самый современный компьютер работать со скоростью черепахи.

Пример таблицы

На рисунке показана база данных рабочего листа (рисунок выше), преобразованная в таблицу с помощью команды ВставкаТаблицыТаблица.

Так в чем же отличие таблицы от базы данных рабочего листа?

• Активизация любой ячейки таблицы открывает доступ к контекстной вкладке Работа с таблицами.
• Ячейки таблицы позволяют форматировать цвета фона и текста, автоматически применяемые программой Excel. Это форматирование не обязательно.
• Каждый заголовок столбца таблицы имеет кнопку, при щелчке на которой открывается список параметров сортировки и фильтрации.
• Если прокрутить рабочий лист вниз так, чтобы строка заголовков таблицы исчезла из поля зрения, заголовки заменят собой стандартные буквы имен столбцов электронной таблицы.
• В таблицах поддерживаются вычисляемые столбцы. Формула, введенная в одну ячейку таблицы, автоматически распространяется на все ячейки столбца.
• В нижнюю часть таблицы легко добавить строку итогов.
• В таблицах поддерживаются структурированные ссылки. Вместо использования ссылок на ячейки в формулах могут использоваться имена таблиц и столбцов.
• В нижнем правом углу крайней правой нижней ячейки таблицы содержится элемент управления, перетаскивание которого позволяет увеличить размеры таблицы как по вертикали (с добавлением строк), так и по горизонтали (с добавлением столбцов).
• Excel способна автоматически удалять дублирующиеся строки таблицы.
• В таблице упрощен процесс выделения столбцов и строк.

Назначение баз данных и таблиц листа

Базы данных и таблицы рабочего листа используются для множества целей. Одним пользователям базы данных рабочего листа помогают отслеживать информацию (например, о клиентах), другим позволяют накапливать данные, которые затем консолидируются в сводные отчеты. Среди наиболее распространенных операций с базами данных можно отметить следующие:

• ввод данных;
• фильтрация списка с целью отображения отдельных строк, отвечающих определенным условиям;
• сортировка списка;
• вставка формул для вычисления промежуточных итогов;
• создание формул для вычисления результатов, которые получены на основе списка, отфильтрованного по определенным условиям;
• создание итоговой таблицы данных (часто для этого используются сводные таблицы).

Все эти операции позволяют эффективно организовать информацию в базе данных или таблице.

Проектирование баз данных рабочего листа и таблиц

Несмотря на то, что Excel весьма удобна в управлении информацией, хранящейся в базе данных рабочего листа, организация и планирование данных имеет важное значение и позволяет сделать базы данных и таблицы максимально простыми в эксплуатации. Поэтому при создании базы данных рабочего листа или таблицы воспользуйтесь следующими рекомендациями.

Первая строка (строка заголовка) должна содержать понятные описательные подписи (по одной для каждого столбца). Если в качестве подписей столбцов используются длинные текстовые строки, отформатируйте ячейки с помощью команды Переносить по словам, чтобы избежать нецелесообразного расширения столбцов.

Каждый столбец должен содержать только один тип информации. Не рекомендуется смешивать в одном столбце текстовые значения и значения в формате даты.

Формулы, используемые для вычисления данных в других столбцах, должны располагаться в той же строке, что и исходные данные. Если вычисляющие формулы обращаются к ячейкам, расположенным за пределами таблицы, результаты сортировки таблицы могут быть самыми неожиданными.

База данных не должна содержать пустых строк. Работая с базой данных, Excel автоматически определяет ее границы, поэтому пустая строка рассматривается как конец базы данных. Таблица может содержать пустые строки, потому что Excel отслеживает размеры таблицы.

Первая строка базы данных должна быть закреплена. Выберите команду ВидОкноЗакрепить областиЗакрепить верхнюю строку, после чего вы сможете свободно перемещаться по списку, не теряя из виду заголовки полей. В таблицах эта операция не обязательная, потому что заголовки столбцов таблицы подставляются вместо литер столбцов рабочего листа.

В начало

Полезное

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *