Способы ввода функций в формулу

Существуют три способа ввода функции в формулу: вручную, с помощью библиотеки функций и с помощью команды Вставить функцию.

Ввод функции вручную

Если вы уже знакомы с функцией (знаете, сколько аргументов она должна содержать и какой тип она имеет), можно просто ввести функцию и ее аргументы непосредственно в формулу. Зачастую этот метод оказывается наиболее эффективным.

В Excel 2007 было представлено новое средство, облегчающее ввод функций, – автозавершение. Когда в ячейку введены знак равенства и первый символ функции, Excel отображает раскрывающийся список всех функций, начинающихся с этой буквы, и экранную подсказку с кратким описанием функции. Можно продолжить ввод имени функции, чтобы сократить этот список или использовать клавиши стрелок для выделения нужной функции в списке. Когда нужная функция выделена, нажмите <Tab>, и она будет вставлена в ячейку вместе с открывающей скобкой.

Примечание

Вместе с именами функций список автозавершения содержит имена диапазонов и ссылки на таблицы.

После нажатия клавиши <Tab> Excel отображает еще одну экранную подсказку, в которой перечисляются аргументы функции. Полужирным шрифтом выделен вводимый в настоящее время аргумент. Аргументы, показанные в квадратных скобках, являются необязательными. Обратите внимание, что текст в экранной подсказке содержит гиперссылки. Гиперссылки отображаются, когда указатель мыши наведен на имя функции или ее аргументы. Щелчок на гиперссылке приводит к выбору аргумента. Если окно подсказки мешает вам, можете перетащить его в другое место.

Если при вводе функции пропустить закрывающую скобку, Excel вставит ее автоматически. Например, если ввести =СУММ(А1:С12 и нажать <Enter>, программа исправит ошибку, вставив закрывающую скобку.

Совет

После ввода функции Excel преобразует введенные символы в верхний регистр. Поэтому разумно вводить все функции с помощью символов нижнего регистра. Если после нажатия клавиши <Enter> программа не преобразует текст в верхний регистр, это значит, что программа не распознала введенную вами запись как функцию. Так происходит в том случае, если при вводе функции была допущена ошибка или данная функция просто недоступна (например, функция определена только в надстройке, которая в данный момент не установлена). Это может служить одним из способов избежать ошибок при вводе функций.

Вставка функций из библиотеки

Еще один способ вставки функции в формулу состоит в использовании группы команд ФормулыБиблиотека функций. Каждый значок этой группы представляет собой раскрывающийся список библиотечных функций. При выделении функции появляется окно подсказки с короткой справкой о ней.

При выборе пункта в списке активизируется диалоговое окно Аргументы функции, помогающее ввести аргументы.

Команда Вставить функцию

Эта команда позволяет ввести функцию и ее аргументы полуавтоматически. Ее использование позволяет избежать ошибок в написании формулы. Кроме того, функция, вставленная с помощью этой команды, будет иметь соответствующее число аргументов, расположенных в правильном порядке.

Для того чтобы вставить функцию, выберите ее в списке диалогового окна Мастер функций. Открыть это диалоговое окно можно несколькими способами.

• Выберите команду ФормулыБиблиотека функцийВставить функцию.
• Выберите команду ФормулыБиблиотека функцийАвтосуммаДругие функции.
• Щелкните на кнопке слева от строки формул.
• Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F3>.

В списке приводятся только функции, принадлежащие категории, выбранной в раскрывающемся списке Категория. В категории 10 недавно использовавшихся представлены функции, которые вы использовали в последнее время. В категории Полный алфавитный перечень представлены функции всех категорий. Если вы знаете имя функции, а ее категория вам не известна, откройте категорию Полный алфавитный перечень.

У вас есть возможность поиска функций. Для этого используется текстовое поле, расположенное в верхней части диалогового окна Мастер функций. Введите в него одно или несколько ключевых слов и щелкните на кнопке Найти. Excel отобразит список функций, удовлетворяющих условиям поиска.

Обратите внимание на то, что после выбора функции в списке Выберите функцию под ним появляются название этой функции (и аргументов), а также ее краткое описание.

Выбрав необходимую функцию, щелкните на кнопке ОК. Откроется диалоговое окно Аргументы функции, в котором следует задать аргументы. Для того чтобы задать аргумент диапазона, щелкните на кнопке сворачивания окна (значок в правом углу поля каждого аргумента). Excel временно свернет диалоговое окно Аргументы функции, что позволит выделить диапазон на рабочем листе.

Позвольте Excel вставить функции за вас

В большинстве случаев вам придется самостоятельно вставлять функции. Однако в некоторых ситуациях Excel может вставить функцию автоматически.

• При щелчке на кнопке Автосумма, расположенной во вкладке Главная или Формулы, Excel выполняет быструю проверку окружающих ячеек. Затем программа предлагает формулу, в которой используется функция сумм. Если это именно то, что вам нужно, нажмите клавишу <Enter> (или повторно щелкните на кнопке Автосумма), чтобы подтвердить предложенную программой формулу. Если предложенная формула вам не подходит, нажмите клавишу <Esc>.

Можно предварительно выделить диапазоны ячеек, включаемых в автосумму, а не отдавать на откуп Excel принятие решения относительно состава этих ячеек. К примеру, чтобы вставить сумму ячеек A1:A10 в ячейку A11, выделите ячейки A1:A11, после чего щелкните на кнопке Автосумма.

Рядом с кнопкой Автосумма отображается стрелка, при щелчке на которой появляется список альтернативных итоговых функций. К примеру, в этом списке можно выбрать пункт Среднее, чтобы применить функцию СРЗНАЧ и вычислить среднее значение выделенных ячеек.

• При работе с таблицей (созданной с помощью команды Таблица вкладки Вставка) в контекстной вкладке Работа с таблицамиКонструктор можно установить флажок Строка итогов, и в нижней части таблицы будет вставлена строка с итоговыми функциями.

• Выбрав во вкладке Данные команду Консолидация, вы откроете диалоговое окно Консолидация, которое позволит задать несколько параметров подсчета итогов. После того как вы зададите параметры подсчета, Excel вставит строки и автоматически введет формулы. В этих формулах будет использована функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Несколько полезных советов по вводу функций

Настоящий раздел содержит ряд полезных советов, которые помогут вам при вводе функций с помощью диалогового окна Мастер функций.

• Щелкните на ссылке Справка по этой функции, и вы получите информацию о выбранной вами функции.

• Если активная ячейка уже содержит формулу, в которой использовалась функция, щелчком на кнопке Вставить функцию можно открыть диалоговое окно Аргументы функции.

• Диалоговое окно Мастер функций может использоваться для вставки функции в уже существующую формулу. Для этого переместите курсор в ту точку, в которую нужно вставить функцию. Затем откройте диалоговое окно Мастер функций и выберите необходимую функцию.

• Если вы передумали вставлять функцию, щелкните на кнопке Отмена.

• Количество аргументов той или иной функции определяет число текстовых полей диалогового окна Аргументы функции. Если функция не имеет ни одного аргумента, в диалоговом окне аргументов не будет ни одного текстового поля. Функция может иметь переменное количество аргументов (как, например, функция СРЗНАЧ). В этом случае Excel создает новое текстовое поле каждый раз, когда вы вводите дополнительный аргумент.

• Справа от каждого текстового поля диалогового окна Аргументы функции указывается текущее значение или тип данного аргумента.

• В Excel существуют такие функции, которые имеют несколько форм (например, ИНДЕКС). Если выбрать одну из этих функций, Excel откроет диалоговое окно, позволяющее выбрать нужную форму функции.

• Для того чтобы ускорить поиск необходимой функции в списке Выберите функцию диалогового окна Мастер функций, откройте список, введите первую букву имени функции, а затем прокрутите список до необходимого вам пункта. Например, если вы решили найти функцию SIN в категории Полный алфавитный перечень, щелкните кнопкой мыши в любой части списка и нажмите S. Excel выберет первую функцию, имя которой начинается с буквы S. Нажимайте S, пока не найдете в списке функцию SIN.

• Если активная ячейка содержит формулу, в которой используется одна или несколько функций, их можно отредактировать с помощью диалогового окна Аргументы функции. Щелкните на функции кнопкой мыши, и эта функция появится в строке формул. Затем щелкните на кнопке Вставить функцию.

В начало

Полезное

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *